So viel Standard wie nötig und so viel Individualisierung wie möglich!
Am Anfang jeden Projekts stellen wir die Frage nach einem Ordnungs- oder Gestaltungsrahmen. Hierbei kommen bei unseren Ansprechpartnern oft gemischte Gefühle hoch. „Rahmen“ klingt nach Einschränkung und viel (unnützer) Bürokratie. Aus unserer Erfahrung ist das Gegenteil der Fall: er ermöglicht erst das gelungene New-Work-Buffet! Denn zur Gestaltung der Büros der Zukunft reichen schöne Zutaten nicht aus – es braucht ein Kochrezept, damit das Ergebnis möglichst allen intensiv schmeckt.
Mit dem Gestaltungsrahmen lassen sich Flächen intelligent steuern, flexibel anpassen und so gestalten, dass Menschen gerne darin arbeiten. Das Motto dabei heißt: So viel Standard wie nötig, so viel Individualisierung wie möglich.
WHY – Warum brauche ich überhaupt einen Gestaltungsrahmen?
Stell dir vor, jeder Standort kocht sein eigenes Süppchen: Hier Einzelzellen, dort Großraum, dazwischen ein paar zufällige Lounges. Dazu noch die Lieblingsfarbe eines jeden an den Bürowänden und ein Potpourri an Möbeln. Ergebnis? Ein bunter Flickenteppich, der in der Beschaffung aufwändig ist, ein Nachhalten im Gebäudebetrieb unmöglich macht und zu sehr vom Wesentlichen ablenkt.
Ein Gestaltungsrahmen schafft genau hier Klarheit. Er übersetzt die Unternehmensstrategie – ob „New Work“, Nachhaltigkeit oder Kosteneffizienz – in konkrete Leitplanken für die Flächenplanung. So haben alle dieselbe Grundlage: vom Headquarter bis zur kleinen Niederlassung.
Kurz gesagt: Der Gestaltungsrahmen macht Büroflächen steuerbar, vergleichbar, zukunftsfähig und vor allem identitätsstiftend.
WHAT – Was regelt der Gestaltungsrahmen eigentlich?
Ganz einfach: alles, was Büroflächen nutzbar, effizient und erlebbar macht. Die Orientierung in den Flächen wird eindeutig, die Nutzung niedrigschwellig und der Flächenbetrieb bezahlbar. Zu den notwendigen Kennwerten gehören unter anderem:
- Flächen- & Kostenstandards: m² pro Arbeitsplatz, Zielwerte für Kosten pro Arbeitsplatz (AP).
- Sharing-Faktoren: Regeln, wie viele Mitarbeitende sich einen Arbeitsplatz teilen (z. B. 0,7 AP pro Kopf).
- Designprinzipien: Zonierung (Fokus, Austausch, Rückzug), Farben, Möbel, Materialien.
- Technik & Ausstattung: IT, Akustik, Licht, Ergonomie, Nachhaltigkeits-Standards.
- Prozesse: Schnittstellen-Optimierung: Wer entscheidet über Umbauten, wie laufen Umzüge, welche Reporting-Wege gibt es?
Damit wird der Gestaltungsrahmen zum Regelwerk, das Orientierung gibt – und dafür sorgt, dass aus möblierten Flächen lebendige Arbeitswelten entstehen.
HOW – Wie setze ich den Gestaltungsrahmen um?
Die Implementierung ist der entscheidende Schritt – jetzt zeigt sich, ob der Gestaltungsrahmen in der Praxis funktioniert oder nur auf dem Papier. Mit diesen Schritten kann die Umsetzung gelingen:
- Mitarbeitende einbeziehen & Change Management aktivieren: Neue Arbeitsumgebungen brauchen Akzeptanz. Offene Kommunikation, Feedbackrunden und Pilotflächen helfen, Mitarbeitende mitzunehmen und Widerstände abzubauen.
- Bauabstimmung: Der Gestaltungsrahmen dient als Grundlage für Architekten, Fachplaner und ausführende Gewerke. Klare Vorgaben sichern Qualität und verhindern kostspielige Nachjustierungen.
- Flächenmanagement: Auch nach dem Einzug lebt der Gestaltungsrahmen weiter – etwa durch Umorganisationen, Anpassung an veränderte Teamgrößen oder neue Arbeitsweisen.
Natürlich lassen sich nicht alle Vorgaben 1:1 umsetzen. Stützenraster, enge Flure oder Brandschutzauflagen erfordern kreative Lösungen. Das Prinzip lautet: Rahmen einhalten, Details flexibel gestalten – z. B. kleinere Meetingräume statt großer Konferenzflächen.
Wichtig zu erwähnen ist, dass es sich bei einem Gestaltungsrahmen um ein dynamisches Instrument handelt. Erfahrungen aus Projekten und Rückmeldungen der Nutzer fließen ein und sorgen dafür, dass er sich kontinuierlich weiterentwickelt.
UND JETZT?
Aus der kleinen Kostprobe wurde klar: Mit unserer Erfahrung ist es nicht schwer solche Leitplanken abzustecken. Ihre Existenz macht den Unterschied im Projektverlauf. Denn der Gestaltungsrahmen schafft das Fundament, um die Freiheit zu haben, darauf zu gestalten. Alles, was an Festlegungen nicht zu Projektbeginn dokumentiert wurde, verursacht im Nachgang zusätzlichen Aufwand. Wie in jeder guten Küche, ist das Rezept aber nicht in Stein gemeißelt, es bildet eine Richtlinie, die laufend angepasst und nachjustiert werden kann. Das Ergebnis erzielt eine höhere Zufriedenheit bei den Nutzern, erspart Diskussionen und ist auch im Gebäudebetrieb effizienter.
Wenn wir die Neugierde bei Ihnen wecken konnten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Gerne sind wir von Anfang an bei ihrem Projekt unterstützend und steuernd dabei und helfen Ihnen, ihr Projekt über ein solides Fundament zum Gelingen zu bringen. Guten Appetit!
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